Een verstuurde factuur corrigeren

Een verstuurde factuur hoort bij je financiële administratie, dus je kunt hem niet wijzigen. Om er een te corrigeren, maak je hem ongeldig en verstuur je een vervangende factuur. Je klant kan een creditnota krijgen die de oorspronkelijke factuur tenietdoet.

Voordat je begint

Pas aan wat er niet klopte op de plek waar het vandaan komt: het project (bedrag, datums, factuurregel), de klant (naam, adres, btw-nummer) of je bedrijf in Instellingen. De vervangende factuur gebruikt de gegevens zoals ze zijn op het moment dat je hem verstuurt.

Je kunt een factuur ongeldig maken als hij is verstuurd en nog niet is betaald. Staat hij op betaald, kies dan eerst Markeren als onbetaald. Kon de e-mail niet worden bezorgd, kies dan eerst Opnieuw versturen.

Ongeldig maken en vervangen

1. Open de factuur en kies Ongeldig maken en vervangen.
2. Vul een Reden in. Die zie je later terug bij de ongeldige factuur.
3. Kies of je een creditnota naar je klant stuurt (en een kopie naar het e-mailadres van je boekhouding).
4. Bevestig.

De oorspronkelijke factuur gaat naar Ongeldig. Hij houdt zijn nummer en blijft zichtbaar, maar telt niet meer mee bij Financiën.

Er verschijnt een vervangende factuur voor hetzelfde moment in het project: bij Klaar, of bij Ingepland als de datum nog moet komen. Controleer hem en verstuur hem zoals elke andere factuur. Hij krijgt een nieuw factuurnummer als je hem verstuurt. Zie Een factuur controleren en versturen.

Creditnota's

Een creditnota maakt het volledige bedrag van de ongeldige factuur ongedaan en verwijst naar het nummer ervan. Je klant krijgt hem per e-mail als pdf (en UBL-bestand, net als de facturen), in de taal van de oorspronkelijke factuur. Creditnota's hebben hun eigen nummerreeks, die begint met CN, bijvoorbeeld CN-20260001.

Heb je er geen gestuurd toen je de factuur ongeldig maakte? Open de ongeldige factuur en kies Creditnota maken en versturen. Een ongeldige factuur heeft hooguit één creditnota. Wil je hem opnieuw sturen, kies dan Creditnota opnieuw versturen.

Of je een creditnota nodig hebt, hangt van je situatie af, bijvoorbeeld of je klant de factuur al heeft geboekt. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder.