Helpcentrum
Zo werkt Summit, stap voor stap.
Aan de slag
- Zo werkt Summit
Van klant naar project naar ingeplande facturen. Summit bereidt je facturen voor, en jij controleert en verstuurt ze zelf.
- Je account aanmaken
Meld je aan, bevestig je e-mailadres en start je gratis proefperiode van 14 dagen. Kies een abonnement wanneer je er klaar voor bent.
- Je bedrijf instellen
De drie stappen voor je eerste factuur, en de bedrijfsgegevens die Summit nodig heeft: inschrijvingsnummer of btw-nummer, adres en IBAN.
Klanten
- Een klant toevoegen
Leg vast wie je factureert, waar die gevestigd is, waar de facturen naartoe gaan en hoe de btw werkt.
- De juiste btw-behandeling voor een klant kiezen
Standaard btw, btw verlegd, de kleineondernemersregeling of buiten de EU. Wat Summit voorstelt en wat er op je facturen komt.
- Facturen als PDF of als PDF en UBL versturen
Wat een UBL-bestand is, waarom zakelijke klanten het standaard krijgen, en wanneer je alleen PDF kiest.
- Een klant facturen in een andere taal sturen
De factuurtaal van je bedrijf, de taal per klant, en wat er gebeurt met facturen die je al hebt verstuurd.
- Een klant archiveren
Wat archiveren wel en niet doet, wanneer het niet kan, en hoe je een klant terugzet.
Projecten
- Een projecttype kiezen
Vaste prijs, retainer of projectfases. Welk type bij welke afspraak past, hoe je een project aanmaakt, en hoe de factuurregels eruitzien.
- Een project met vaste prijs factureren
In één keer of in termijnen: kies een betaalschema, pas percentages, bedragen en datums aan, en bewaar je eigen schema's.
- Een maandelijkse retainer factureren
Elke maand een vast bedrag: hoe Summit elke factuur dateert en berekent, ook voor halve maanden en de laatste factuur.
- Een project in fases factureren
Fases met een duur en een bedrag, één factuur aan het eind van elke fase, en wat je nog kunt aanpassen.
- Verkoopkansen en getekende projecten
Wat een verkoopkans is, wat er verandert als je een project tekent, en waarom een project met verstuurde facturen getekend blijft.
- De projecttijdlijn lezen
Wat de balken, stippen en markeringen op de pagina Projecten betekenen, op de computer en op je telefoon.
- Een project wijzigen of archiveren
Wat je nog kunt aanpassen als een project verstuurde facturen heeft, en wanneer en hoe je een project archiveert.
Facturen
- Het facturenoverzicht
De vijf kolommen op de pagina Facturen, wat een factuur van de ene naar de volgende brengt, het jaarfilter en de stip in het menu.
- Een factuur controleren en versturen
Controleer een factuur die klaarstaat, voeg zo nodig een regel toe, en verstuur hem. Wat je klant krijgt, en wanneer het factuurnummer wordt gegeven.
- Kosten die je voor een klant betaalde toevoegen
Voeg voor het versturen extra regels toe aan een factuur, en bereken voorgeschoten kosten zonder btw door.
- Facturen als betaald markeren en herinneringen sturen
Markeer een factuur als betaald of onbetaald, zie welke facturen te laat zijn, en stuur een herinnering.
- Een verstuurde factuur corrigeren
Een verstuurde factuur kun je niet wijzigen. Maak hem ongeldig, stuur zo nodig een creditnota, en verstuur een gecorrigeerde vervanger.
- Controleren of een factuur is aangekomen
De bezorgstatus van een verstuurde factuur, wat je doet als hij niet kon worden bezorgd, en hoe je hem opnieuw verstuurt.
- Een factuur downloaden als PDF of UBL
Download een verstuurde factuur voor je administratie of je boekhouder, als de pdf die je klant kreeg of als UBL-bestand.
- De betaal-QR-code op je facturen
Wat de QR-code op je facturen doet, wanneer Summit hem toevoegt, en wat je klant ermee doet.
Btw en regels
- Btw op je facturen
Hoe Summit btw op je facturen zet: het tarief van 21%, btw verlegd, de kleineondernemersregeling, klanten buiten de EU en de controle van btw-nummers.
- Wat er op elke factuur van Summit staat
De gegevens op elke factuur, hoe factuurnummers werken, en wat de norm EN 16931 voor je betekent.
Instellingen en Financiën
- Je bedrijfsinstellingen
De bedrijfsgegevens, bankrekening en factuurinstellingen op elke factuur, en waar je ze aanpast.
- Je omzet volgen in Financiën
Wat de pagina Financiën per maand en kwartaal laat zien, hoe andere valuta's meetellen, en hoe je een jaardoel instelt.
Account, team en abonnement
- Teamleden uitnodigen
Mensen uitnodigen voor je bedrijf, wat leden kunnen doen, en hoe je iemand verwijdert.
- Je abonnement en facturen van Summit
De gratis proefperiode, het maand- en jaarabonnement, wijzigen of opzeggen, mislukte betalingen, alleen-lezen, en waar je de facturen van Summit vindt.
- Je account verwijderen
Hoe de eigenaar het account verwijdert, de 14 dagen om het terug te draaien, en hoe je eerst je facturen downloadt.
Veelgestelde vragen
Voordat je begint
Voor wie is Summit?
Voor freelancers en kleine studio's, van één tot zo'n vijf mensen, die hun klanten per project factureren: een vaste prijs, een maandelijkse retainer of werk in fases. Summit plant die facturen en helpt je ze op tijd te versturen. Het is gemaakt voor bedrijven in Nederland en België. Zie Zo werkt Summit.
Wat kost Summit, en is er een gratis proefperiode?
€ 12 per maand, of € 96 per jaar (€ 8 per maand), allebei excl. btw. Daarmee kan je hele bedrijf werken, met onbeperkt gebruikers, klanten, projecten en facturen. Elk nieuw bedrijf begint met een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard. Zie Je abonnement en facturen van Summit.
Verstuurt Summit facturen automatisch?
Nee. Summit plant en maakt elke factuur, en laat weten wanneer er een klaarstaat. Jij controleert hem en verstuurt hem zelf, dus er komt niets bij een klant zonder dat jij het hebt gezien. Zie Een factuur controleren en versturen.
Kan ik Summit gebruiken als ik niet in Nederland zit?
Summit is gemaakt voor Nederland en België: Nederlandse en Belgische inschrijvingsnummers, de kleineondernemersregelingen van beide landen, en het btw-tarief van 21% dat ze delen. Bedrijven elders kunnen zich ook aanmelden, maar facturen met btw gebruiken altijd 21%, dus vraag je boekhouder of dat voor jou werkt.
Vervangt Summit mijn boekhoudprogramma?
Nee. Summit maakt, verstuurt en volgt je facturen. Stel een e-mailadres voor je boekhouding in, dan gaat elke factuur en creditnota ook naar je boekhouder of boekhoudprogramma, met een UBL-bestand dat het programma kan inlezen zonder overtypen. Zie Facturen als PDF of als PDF en UBL versturen.
Waar worden mijn gegevens bewaard, en wie kan ze zien?
In de EU: de database en bestanden van Summit staan in Frankfurt, Duitsland. Alleen de mensen in je bedrijf zien je klanten, projecten en facturen. In de privacyverklaring staat elke dienst die Summit gebruikt en wat die verwerkt.
Summit gebruiken
Kan ik een factuur wijzigen nadat hij is verstuurd?
Nee, een verstuurde factuur hoort bij je administratie. Om er een te corrigeren, maak je hem ongeldig, stuur je je klant eventueel een creditnota, en verstuur je een gecorrigeerde vervanger. Zie Een verstuurde factuur corrigeren.
Hoe werken factuurnummers, en kan ik een eigen prefix kiezen?
Factuurnummers bestaan uit het jaar en een volgnummer, zoals 20260001, en worden gegeven op het moment dat je een factuur verstuurt, dus er zitten nooit gaten in. Bij Instellingen kun je een prefix instellen van maximaal 12 letters, cijfers of streepjes, zodat nummers eruitzien als ABC-20260001. Zie Wat er op elke factuur van Summit staat.
Kan ik in een andere valuta dan euro factureren?
Ja. Elk project heeft een eigen valuta, uit zo'n 25 gangbare valuta's, en de facturen gebruiken die. Facturen met btw in een andere valuta laten de btw ook in euro zien. Financiën rekent alles om naar je rapportagevaluta. De betaal-QR-code staat alleen op facturen in euro.
Kan ik facturen in het Engels en het Nederlands versturen?
Ja. Kies de factuurtaal van je bedrijf bij Instellingen, en geef een klant zo nodig een eigen taal. De factuur, de e-mails en de herinneringen volgen die taal. Zie Een klant facturen in een andere taal sturen.
Hoeveel facturen kan ik per dag versturen?
Je bedrijf kan met een abonnement tot 200 e-mails per dag aan klanten sturen, en 25 per dag tijdens de gratis proefperiode. Elke factuur, creditnota, nieuwe verzending of herinnering die je verstuurt, telt als één, naar wie die ook gaat. Je kunt één herinnering per factuur per dag sturen.
Mijn klant heeft de factuur niet gekregen. Wat nu?
Open de factuur en bekijk de bezorgstatus. Staat er Niet bezorgd, verbeter dan zo nodig het factuur-e-mailadres van de klant en kies Opnieuw versturen. Zie Controleren of een factuur is aangekomen.
Hoe zet ik mijn logo op mijn facturen?
Ga naar Instellingen, zoek Huisstijl en kies Logo uploaden. Gebruik een PNG of JPG van maximaal 2 MB. Het logo staat op facturen en creditnota's die je vanaf dan verstuurt, en in de e-mails aan je klanten.
Account
Hoe wijzig ik mijn taal of e-mailadres?
Ga naar Profiel. Daar wijzig je je eigen taal: die verandert alleen wat jij in Summit ziet. Wil je je e-mailadres wijzigen, vul dan het nieuwe in en kies Bevestiging versturen, en klik daarna op de link in de e-mail die naar dat adres is gestuurd.
Wat gebeurt er als de betaling van mijn abonnement mislukt?
Je houdt nog 7 dagen volledige toegang. De eigenaar kan bij Abonnement Betaling regelen kiezen om te betalen. Na 7 dagen zonder betaling wordt je werkruimte alleen-lezen tot je betaalt. Er gaat niets verloren. Zie Je abonnement en facturen van Summit.
Hoe neem ik contact op met support?
Open in Summit het helpmenu in de bovenbalk en kies Contact met support. We doen ons best om binnen 2 werkdagen te reageren. Kun je niet inloggen? Mail naar support@getsummit.eu.